Le DRH doit-il avoir un iPad ?

Newsletter Print This Post Envoyer 7 février 2013
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Oui. Ou tout au moins devrait-il réfléchir à s’équiper prochainement d’une tablette, et de se servir plus intelligemment de son smartphone, car de nombreux éditeurs de solutions RH déclinent aujourd’hui leur offre sur terminaux mobiles. Loin d’être de simples gadgets, ces nouvelles fonctionnalités répondent à la nécessité d’adapter le SIRH aux nouvelles exigences de ses utilisateurs finaux : travailler et communiquer plus efficacement, quelque soit le lieu, avec les mêmes standards d’utilisabilité et de performance que des applications mobiles grand public.

Mais concrètement, quelle valeur ajoutée peut-on attendre de ces nouvelles fonctionnalités mobiles dans l’amélioration des processus RH ?

Des applications d’entreprise contraintes de s’adapter aux nouveaux usages mobiles des salariés

Smartphones et tablettes sont devenus des objets de consommation courante pour les particuliers, et leurs usages se diffusent peu à peu en entreprise. La consumérisation des nouvelles technologies est devenue une tendance forte impactant les DSI. En effet, les technologies grand public surpassent aujourd’hui en productivité et en convivialité les outils professionnels traditionnels, les utilisateurs finaux n’hésitent pas à privilégier leur terminal mobile personnel à des fins professionnelles. 77 % des responsables informatiques confirment aujourd’hui observer ces nouveaux comportements sur leur lieu de travail (source). On peut même s’attendre à voir la tendance s’amplifier ces prochaines années en même temps que les ventes exponentielles de terminaux mobiles. Ainsi, on estime à 760 millions le nombre de tablettes qui seront utilisées dans le monde en 2016 (source). Si seulement un tiers d’entre elles seront achetées par des entreprises, la plus grande majorité devrait connaître un usage mixte personnel et professionnel. Ce double usage peut être source de risques (sécurité) mais aussi d’opportunités (productivité accrue à faible coût) que DSI et DRH s’attachent à cadrer par des politiques dédiées (source) dites BYOD (“Bring Your Own Device”).

Il s’agit alors pour les éditeurs comme pour leurs clients de développer la valeur d’usage de ces terminaux sans cesse plus performants en proposant à leurs utilisateurs finaux des fonctionnalités pertinentes dans un contexte mobile.

Qu’apporte aujourd’hui l’expérience mobile aux applications RH ?

    - Un accès plus efficace à l’information RH

Intrinsèquement, l’interface tactile d’une application – ou d’un site mobile – bien conçue, simple et intuitive, permet d’accéder en quelques gestes à une information requise bien plus rapidement que son équivalent sur poste fixe. Avec l’avantage de pouvoir le faire en réunion, en déplacement, dans les transports en commun… La consultation de l’annuaire et de l’organigramme sera ainsi l’une des premières fonctionnalités proposées aux salariés pour facilement se connecter avec leurs pairs en situation de mobilité.

Elle peut se doubler pour les managers de la consultation dynamique du dossier RH d’un salarié, en amont d’entretiens ou lors de comités carrières par exemple, afin d’accéder à une meilleure connaissance des talents, et offrant une vue globale sur les données formation, rémunération, performance d’un salarié ou d’une équipe. La consolidation et la représentation graphique des données RH adaptées sur interface tactile apporte au management un nouvel outil à forte valeur ajoutée à même de le renforcer dans ses missions de pilotage du Capital Humain.

    - Des fonctionnalités engageantes centrées sur l’utilisateur

Les interfaces mobiles imposent d’aller à l’essentiel, et offrent une interaction simplifiée qui contraste avec les intranets traditionnels saturés d’information et de fonctionnalités diverses, à la navigation difficile et que délaissent souvent les salariés. Le mobile offre au contraire un nouveau canal d’information interne pour pousser des vidéos, des enquêtes, des informations clés sur les nouveaux produits ou les dernières campagnes marketing…

Le mobile pourra aussi prolonger l’offre interne de “Self-Service RH”, clé pour rationaliser les volumes importants de demandes administratives (consultation d’information paie, demande de congés, demande de documents, saisie de formulaires…), et ce sans surcharger les gestionnaires RH tout en augmentant la satisfaction des utilisateurs.

    - La fluidification des processus de validation

Les processus administratifs RH sont souvent ponctués de boucles de validation coûteuses en temps qui surchargent le management de proximité : validation des demandes de congés, notes de frais, formations… Transférer ces micro-tâches sur mobile permet aux valideurs d’exploiter plus efficacement d’autres temps de disponibilité que sur leur poste de travail, dans les transports ou entre deux réunions par exemple, garantissant ainsi suivi et continuité.

Les limites : ce qu’une application mobile permet difficilement de faire

Si des déclinaisons mobiles complètent efficacement des applications métiers sur poste fixe, on peut difficilement envisager de les voir remplacer ces dernières totalement. Deux cas d’utilisation sont encore aujourd’hui particulièrement moins adaptés à l’usage mobile.

    - La saisie de quantités importantes de textes

Si les terminaux mobiles sont très pratiques pour consommer de l’information, le clavier des postes fixes reste encore aujourd’hui le moyen le plus efficace de produire des textes longs. Ainsi on questionnera en l’état actuel du marché la capacité des tablettes à prendre en charge un processus d’évaluation annuelle. Pour autant, le mobile ouvre la voie à son enrichissement par des micro-feedbacks émis tout au long de l’année.

    - La gestion de processus complexes

Plus largement, si les terminaux mobiles favorisent le traitement en mobilité de micro-tâches simples, ces derniers se voient moins adaptés à la gestion de processus complexes qui nécessitent une vue plus globale sur l’information et une flexibilité dans ses traitements : malgré quelques premières tentatives, les processus de rémunération et d’augmentation, par exemple, restent difficilement transposables sur interface mobile.

Alors comment préparer l’évolution mobile de votre SIRH ?

    - En adressant les questions de sécurité importantes, mais non bloquantes

L’accès en mobilité à des données RH sensibles n’est certainement pas neutre (notamment en cas de vol ou de perte du terminal). Il s’agit donc de mettre en place des mesures conformes aux politiques définies par la DSI en matière de sécurité mobile comme la mise en œuvre de mots de passe systématiques, dispositif de blocage à distance, VPN, cryptage des données, ou encore une sensibilisation des utilisateurs.

Pour autant, l’argument sécurité ne doit pas être bloquant une fois garanti le niveau de sécurité nécessaire en alignement avec la DSI. On soulignera aussi que l’évolution rapide des usages de travail va dans le sens irrémédiable de l’accès mobile aux SI de l’entreprise. La question porte moins sur l’opportunité d’ouvrir des fonctionnalités mobiles que de le faire au moment opportun, sans précipitation, ce en fonction de la maturité de l’organisation et les attentes de ses utilisateurs.

    - En mesurant l’appétence mobile de votre organisation

Si l’ouverture du SIRH aux terminaux mobiles peut se concevoir comme inévitable à moyen-terme, elle peut ne pas s’avérer urgente à court-terme. L’appétence pour des fonctions mobiles dépend moins de critères démographiques que de l’intérêt pratique qu’elles peuvent apporter à des populations cibles : managers nomades, professions itinérantes, salariés urbains en transport en commun… qui peuvent y trouver dès aujourd’hui une valeur ajoutée concrète.

    - En s’assurant que votre éditeur de solution RH a une roadmap mobile en ligne avec vos besoins

La capacité des éditeurs à répondre aux nouveaux usages mobiles de leurs utilisateurs finaux sera profondément différentiante. A défaut d’intégrer des fonctionnalités mobiles dans les cahiers des charges, il s’agira a minima de valider dès aujourd’hui dans les appels d’offre la vision et la roadmap mobile d’un éditeur. Au risque de miser sur “le mauvais cheval” à l’heure où émergent rapidement de nouveaux acteurs aux technologies renouvelées, qui challengent des acteurs traditionnels trop encore ancrés dans leurs anciens schémas…

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3 commentaires Ajoutez le votre

  • 1. FILY  |  7 février 2013 à 18:00

    Dans un grand groupe du CAC, les données RH ne sont pas nécessairement la priorité du Comité Exécutif. Typiquement un CEO ne regardera les données RH que quand il a le temps, voire rien d’autres à faire… Si les SIRH créent une application qui permette d’accéder à leurs données offline, le CEO pourrait y jeter un coup d’œil quand il a un peu de temps libre dans les vols transatlantiques… et rendre plus visible les RH et le SIRH… à condition bien sûr que les RH agissent avant la Finance, les Achats ou les Opérations… D’ailleurs dans les grandes tendances technologiques de 2013, Gartner mentionne en bonne place les Enterprise App Stores…

  • 2. Management collaboratif, &hellip  |  2 septembre 2013 à 13:36

    [...] article paru récemment sur Le blog des ressources humaines, relayé notamment par des groupes RH présents sur linkedin, m’a interpelé. Concrètement, [...]

  • 3. A. Nonym  |  28 septembre 2013 à 20:03

    Soyons sérieux, les tablettes sont des terminaux ultra-mobiles dont les études montrent qu’ils s’utilisent surtout dans le salon pour consulter des contenus multimédias.

    Un indice qui permet de relativiser cette urgence « d’adapter le SIRH » : l’accessoire pour tablettes le plus vendue est … le clavier.

    Une tablette + clavier, ça ne vous rappelle pas furieusement d’autres terminaux bien connus dans les entreprises ?

    Qui qu’il en soit, le pilotage par l’oeil arrive : vous allez pouvoir arrêter de graisser vos écrans :)

    Les smartphones qui détectent si l’utilisateur regarde l’écran pour déclencher -ou pas- la mise en veille sont déjà en train de conquérir le grand public.

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