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01/02/2017

Enjeux et risques associés à l’utilisation des technologies mobiles en RH

Les collaborateurs et les candidats s’attendent, dans leur vie professionnelle, à bénéficier d’outils aussi pratiques que ceux dont ils se servent dans leur vie personnelle. Ce besoin s’exprime notamment à travers les technologies mobiles et tablettes. La fonction Ressources Humaines n’échappe pas à la règle et de nombreuses solutions mobiles RH se développent. Nous vous proposons, à travers cet article et grâce à l’utilisation d’exemples concrets, de faire le point sur ce sujet : A quels enjeux de la fonction RH répondent ces technologies mobiles ? Quels sont les risques inhérents ?

Les technologies mobiles améliorent la marque employeur ; ce qui permet d’attirer plus de candidats et d’optimiser leur expérience de recrutement 

En effet, l’utilisation des technologies mobiles donne une image plus innovante et digitale de l’entreprise ; ce qui favorise l’attraction d’une population plus jeune.

Ces technologies permettent également de faciliter la candidature d’un candidat : prenons l’exemple de l’application mobile Kudoz, qui propose aux candidats des offres susceptibles de les intéresser (grâce à un algorithme permettant de cibler les meilleures offres pour un candidat). Les candidats se connectent grâce à leurs profils LinkedIn (pas de perte de temps à saisir les informations ou à se créer un compte) et glissent ensuite leur doigt à droite ou à gauche pour indiquer leur intérêt concernant une offre (comme sur le site de rencontre Tinder).

Ils peuvent ensuite postuler en un clic (sans avoir à télécharger de CV, de lettre de motivation ni à taper de texte sur leur smartphone). On peut aussi citer l’application Big-Central qui propose aux candidats de postuler en envoyant une vidéo d’une minute via leur smartphone.

Certaines applications peuvent même utiliser les technologies de géolocalisation pour proposer des offres aux candidats en fonction de leur localisation.

Le recrutement par mobile donne également l’opportunité à des candidats qui ne sont pas en recherche active de consulter les propositions d’offre de façon interactive et sans perdre de temps. 

Concernant la marque employeur, des applications mobiles comme Instajob permettent de diffuser des photos prises par les collaborateurs directement sur différents sites (LinkedIn, Twitter…) pour montrer aux candidats à quoi ressemble réellement la vie dans l’entreprise et leur donner envie de postuler (les photos sont accompagnées d’un lien vers une annonce de poste).

Le recrutement par mobile est donc une tendance de fond qui améliore l’expérience candidat et lui fait gagner du temps.

Ces technologies donnent également l’opportunité de fluidifier le processus de recrutement

L’utilisation du mobile permet d’optimiser la gestion du processus du recrutement : les recruteurs peuvent désormais réaliser la phase de sourcing des candidats via leur mobiles (avec l’application LinkedIn Recruiter par exemple), planifier et préparer les entretiens (gestion des agendas, envoi des invitations, envoi des confirmations aux candidats, préparation des questions…), évaluer les candidats, partager les commentaires et feedback suite aux entretiens, suivre l’avancement des candidats dans le processus et gérer les notifications ainsi que les demandes de validations. Par exemple, les applications mobiles développées par Smartrecruiters ou Workday couvrent un large spectre de ces activités de back office.

De façon générale, les technologies mobiles permettent une optimisation du temps pour les collaborateurs

Tout d’abord, peu importe le processus concerné (recrutement, entretien d’évaluation …), les managers valorisent la possibilité de prendre des notes directement sur tablette ou mobile ; ce qui, dans certaines situations, est plus pratique que de prendre des notes sur pc (par exemple lors de forum de recrutement) et permet de gagner du temps.

Ces technologies mobiles facilitent également l’accès aux informations et la prise de contact. Par exemple, Oracle Fusion Tap est une application à télécharger sur mobile qui donne aux managers et dirigeants l’opportunité d’accéder n’importe quand, depuis n’importe quel équipement, aux informations sur les personnes clés de leur entreprise. Un autre exemple est l’application Lookup de LinkedIn qui permet d’accéder à une vue des compétences internes de l'entreprise et de rentrer en contact directement avec les collaborateurs. Il en est de même pour le processus de mobilité : n’importe quel salarié peut accéder aux annonces de postes en tout temps, de n’importe où, grâce à son mobile.

D’autres applications mobiles permettent de garder le contact entre les collaborateurs : c’est le cas de l’application Jam de SuccessFactors qui permet aux collaborateurs d’échanger, de publier des photos et des vidéos (réseau social), de visualiser ou commenter des documents mais également d’accéder à l’organigramme de l’entreprise.

De plus, les solutions mobiles permettent aux collaborateurs de gagner du temps dans la gestion des tâches administratives. Ainsi, la solution ADP Mobile permet de consulter les bulletins de paie, poser des absences ou accéder aux actualités de l’entreprise à tout moment via un smartphone. Concernant la gestion des temps, on pourrait également imaginer une géolocalisation pour sécuriser le pointage mobile.

Un autre domaine d’application concerne la formation : les applications mobiles donnent l’opportunité de consulter facilement le catalogue, de visionner de courtes vidéos ou de réaliser les quizz de rappel post formation sur smartphone. Certaines plateformes ont même développé des MOOC accessibles via mobile. Du côté formateur, des applications mobiles comme celles développées par Cornerstone ou Successfactors permettent de gérer les inscriptions aux formations et l'accès aux supports. D’autres applications mobiles (Workday par exemple) permettent de créer et de partager des sondages ; ce qui peut être utilisé pour l’envoi des questionnaires de satisfaction post formation. Ces applications mobiles permettent donc une exploitation des temps perdus ; notamment dans les temps de déplacement (gares, aéroports, métro…) qui peuvent être conséquents dans certains métiers.

Nous pouvons donc considérer que les technologies mobiles amènent une logique de service dans la gestion de la relation employé/employeur ou candidat/employeur; à l’image de la relation client. Ces technologies mobiles répondent au besoin de créer une expérience utilisateur unique en donnant le choix aux collaborateurs quant aux moyens de consommations de ces services (canal web via le PC ou canal mobile via le responsive design et les applications). 

Cela dit, malgré les avantages associés à cette logique de service, les entreprises doivent rester vigilantes pour éviter l’émergence des risques liés à l’utilisation de ces applications mobiles.

Tout d’abord, il peut y avoir un risque lié à l’appropriation de ces outils mobiles. En effet, certains salariés peuvent avoir du mal à prendre en main ces outils mobiles par peur de l’inconnu ou du changement (ce qui peut entrainer un refus d’utilisation de ces nouveaux outils) ou par manque de compétences/connaissances digitales (pouvant entrainer une sous-utilisation ou mauvaise utilisation des outils mobiles). Ce type de risque peut être atténué par un accompagnement spécifique des populations à risque (formation, conduite du changement) mais également par la mise en place d’une solution pérenne de reverse mentoring.

De même, les entreprises peuvent être confrontées à un refus d’utilisation de ces outils mobiles car certains collaborateurs peuvent les juger moins pratiques et moins ergonomiques que les applications sur pc (besoin de recadrer les pages, de zoomer …). Ce risque est de plus en plus limité car de nombreux éditeurs conçoivent leurs applications RH en vue d'un usage mobile en ayant recours aux développements "responsive design". Ce type de développement permet d’offrir une expérience de lecture et de navigation optimales pour l'utilisateur quel que soit le support utilisé (téléphones mobiles, tablettes, liseuses, pc). Ces applications nécessitent en revanche un accès au réseau mobile, ce qui rend leur utilisation dans certaines zones comme le métro impossible. De plus, les limites de paramétrage ou de fonctionnalités couvertes par un outil standard peuvent nécessiter le développement d'une application spécifique par l'entreprise. Mais le plus souvent, elle choisira de doter ses collaborateurs de plusieurs applications mobiles RH au périmètre clair et maitrisé.

Les collaborateurs peuvent également être confrontés à un risque de déplacement des frontières entre vie privée et vie professionnelle. En effet, l’accès aux applications sur mobile peut entrainer une augmentation de l’intensité du travail ainsi qu’un brouillage des frontières spatiales et temporelles entre travail et hors travail. Ce danger peut même être à l’origine d’autres risques de natures juridiques.

Sur le plan technique se pose la question de comptabilité de l’ensemble des systèmes d’exploitation mobiles. En effet, pour que les solutions mobiles puissent être déployées dans toute l’entreprise, il faut s’assurer que tous les collaborateurs soient dotés d’un mobile compatible (ce qui est d’autant plus compliqué dans les entreprises ayant mis en place le principe de « bring your own device » ; qui implique la présence d’un parc de mobile très hétérogène). Si ce n’est pas le cas, le fait d’équiper chaque salarié peut s’avérer coûteux pour l’entreprise.

Concernant la technique, il faut également considérer les risques associés au choix entre une application mobile du marché ou une application développée en interne de l’entreprise. Ces deux options s’accompagnent d’avantages  mais également de risques. En effet, une entreprise peut opter pour une application mobile du marché (certains éditeurs proposent même des solutions mobiles en marque blanche) pour des contraintes de temps (avoir recours à une application du marché peut permettre de réduire le délai de déploiement), des contraintes budgétaires ou par manque de compétences en interne. Cela dit, ces avantages peuvent vite se transformer en risques ; notamment à travers la problématique des développements spécifiques qui peut s’avérer très coûteuse ; en temps comme en argent.
D’un autre côté, certaines entreprises peuvent préférer développer leur application mobile en interne de manière à répondre au mieux aux besoins spécifiques de leurs métiers  ou pour des raisons de sécurité informatique. Mais développer en interne son application s’avère très souvent coûteux et complexe et comporte des risques importants de dépassement budgétaire et de mobilisation importante de ressources.

De façon générale, il existe aussi un risque lié à la sécurité/ confidentialité des données car certaines informations confidentielles ou stratégiques de l’entreprise peuvent se retrouver exposées (notamment lors de consultation sur mobile dans des lieux publics).

Pour conclure, l’utilisation des technologies mobiles en RH se développe et accompagne la fonction RH dans sa digitalisation ; tout en facilitant la vie des collaborateurs et des candidats. L'utilisation prévue de ces applications doit être formulée au plus tôt dans la phase de conception (notamment en termes de conduite du changement, d'architecture technique et de sécurité) et non être traitée, comme souvent, comme une thématique secondaire.

Le déploiement de ces solutions doit se faire à travers des actions d’accompagnement spécifique et en gardant en tête certains points de vigilance ; de manière à optimiser leur utilisation. 

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